Weg met saaie verplichte documenten: een voorstel voor beter in- én toezicht

Het wereldwijd meest gelezen boek is de Bijbel. De meest bekeken video op YouTube is Despacito van Luis Fonsi. Aan de andere kant van het spectrum is er ook veel informatie die heel weinig aandacht krijgt.

Als u ook verantwoordelijk bent voor naleving van de eisen die onder meer de Wft, Wwft, Sanctiewet, WID, AVG en BGfo aan ons stellen, dan weet u waar het over gaat. Een geldverstrekker stuurt een vragenlijst. In een Wft-audit wordt gevraagd naar het identificatieproces voor nieuwe klanten. Of naar de procedure voor het afleggen van de financiële eed of -belofte voor nieuwe medewerkers. Als je die documentatie nog niet hebt, moet je echt aan de slag.

Geen één klant vraagt erom

Draai je al een tijd mee als advieskantoor, dan heb je op een gegeven moment alles wel op orde. Totdat er nieuwe wet- en regelgeving komt tenminste. Zoals recent de actieve provisietransparantie bij schadeverzekeringen.
Wat er vervolgens met al die informatie gebeurt? Mijn eerlijke antwoord als compliance officer bij Viisi Hypotheken: in de laatste tien jaar heeft niet één klant bij ons om deze informatie gevraagd of er een vraag over gesteld.

Voorstel voor verbetering

Met alleen klagen bereik je niks, dus ik doe meteen een voorstel voor verbetering. Start er een nieuwe onderneming in de sector, dan kan de AFM ook een vragenlijst sturen met daarin vragen als:

• Wat doe je als er een cyberincident is?
• Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers altijd de financiële eed of belofte afleggen?
• Zijn er mensen in dienst die meer dan één miljoen euro per jaar verdienen?

Na het beantwoorden van de vragen, slaan beide partijen de antwoorden op. Heb je je zaken (nóg) beter op orde? Dan werk je de antwoorden weer bij. Wellicht dat een medewerker van de AFM contact met je opneemt, om naleving van de wettelijke vereisten te controleren en verbeteren.

Klanten kunnen de antwoorden transparant inzien, zijn hierdoor goed geïnformeerd en kunnen beter geïnformeerde besluiten nemen bij het kiezen van een adviseur die bij hen past. Wat het advieskantoor weer een goede reden geeft om de informatie netjes en compleet te beschrijven en bij te houden.

Saaie documenten dienen doel

Voor ons als adviseurs is het zo makkelijker om aan alle eisen te voldoen die verschillende wetten aan ons stellen. En de AFM en andere betrokken partijen zoals een auditor krijgen hiermee goed en realtime inzicht in de organisaties waarop zij toezien.

Onze saaie documenten dienen zo eindelijk het doel waarvoor zij vereist zijn. Win-win-win dus, voor klant, adviseur en maatschappij. Maar vooral ook voor alle nobele compliance officers die achter de schermen nu nog alle – ongelezen – documenten op orde houden.